Toolbox: Vgm-projectplan

donderdag 1 juli 2010 

Als aan een project wordt begonnen kan door de klant of opdrachtgever worden gevraagd naar een VGM-projectplan. Vervolgens rijzen dan de volgende vragen: wat zijn de kenmerken van een project, wanneer eist VCA een VGM-projectplan, wat is het doel van het projectplan, wat staat er zoal in, etc. Deze toolbox geeft antwoord op deze veel voorkomende vragen.

VCA beschouwt een werk als een project, indien wordt voldaan aan één of meer van de onderstaande kenmerken:

• De activiteit duurt meer dan 30 werkdagen en er zijn minstens 20 medewerkers (inclusief medewerkers van onderaannemers) bij betrokken.
• De activiteit duurt meer dan 500 mandagen.
• De aanneemsom is meer dan € 350.000,-

Ook bij een klein project kan, afhankelijk van de risico’s, een VGM-projectplan nodig zijn. Dat is aan de orde bij een bijzonder gevaarlijk project, bijvoorbeeld als er sprake is van:

• Gevaarlijke chemische of biologische stoffen
• Ioniserende straling
• Risico van verdrinking
• Werken onder overdruk
• Graven van putten, tunnels
• (De)montage zware prefab-elementen.

Bovendien is een VGM-projectplan vaak nodig om minimaal aan de onderstaande artikelen uit de arbowet te voldoen:
Artikel 3: Werkgever heeft zorgplicht over eigen medewerkers
Artikel 10: Voorkomen van gevaren voor derden
Artikel 19: Samenwerkingsplicht verschillende werkgevers

Bij een project kunnen de volgende partijen zijn betrokken:

• De opdrachtgever.
• De ontwerpende partij (bijvoorbeeld het ingenieursbureau).
• De uitvoerende partij(en) (de aannemer die het maakt).
• VGM coördinator (die o.a. zorgt voor het opstellen en het naleven van de inhoud van het VGM plan).

Een VGM-projectplan wordt specifiek geschreven voor een project en/of een bepaalde werklocatie. Elk project is uniek, dus de inhoud van geen enkel VGM-projectplan is exact hetzelfde!

Het VGM-projectplan wordt door de (onder)aannemer opgesteld en besproken met de opdrachtgever voor aanvang van de werkzaamheden. Het is de bedoeling dat de opdrachtgever en de aannemer ieder vanuit zijn of haar expertise kijkt naar de risico’s die de werkzaamheden en de projectlocatie met zich meebrengen. Beide partijen dienen overeenstemming te bereiken over de project specifieke VGM-risico’s en de te treffen beheersmaatregelen voor aanvang van de werkzaamheden. Van deze bespreking dient een verslag gemaakt te worden met gemaakte afspraken, eventuele actiepunten en follow-up.
Pas als het VGM-projectplan is goedgekeurd door de opdrachtgever en de (onder)aannemer, kan met het werk worden begonnen. De basis van het VGM-projectplan is de Risico Inventarisatie en Evaluatie van de werkzaamheden, die in het kader van het project, wordt uitgevoerd.

De uitvoerende medewerkers (inclusief tijdelijke medewerkers) dienen voor aanvang van de werkzaamheden te worden geïnformeerd over de inhoud van het VGM-projectplan. Bovenstaande geldt niet alleen voorafgaande aan de start van het project. Ook bijvoorbeeld de medewerker die drie dagen na de start van het project begint, dient van de inhoud van het VGM-projectplan op de hoogte te worden gebracht. Het bedrijf dient te borgen dat elke medewerker deze instructie krijgt en dient aan te kunnen tonen dat de projectmedewerkers de instructie hebben gekregen. Dat kan middels een presentielijst.

De wijze waarop de medewerkers worden geïnstrueerd varieert van: een gesprek tussen de leidinggevende en de uitvoerende medewerker, een presentatie waarin een groep medewerkers wordt geïnformeerd of in geval van projecten met een lange doorlooptijd en een grote aanneemsom middels een film.

Het VGM-projectplan is een ‘levend’ document. Dat wil zeggen dat zich tijdens het project allerlei onverwachte risico’s of situaties kunnen voordoen, die bij aanvang van het werk niet zo waren ingeschat. Als nog dienen voor deze gevallen beheersmaatregelen te worden geformuleerd. Vervolgens wordt het VGM-projectplan in overleg met de opdrachtgever aangepast. De aanpassing in het plan wordt gecommuniceerd naar de medewerkers. Daarvoor is de toolbox-meeting een uitstekend middel. Aan het eind van het project dient het plan te worden geëvalueerd.

Om te zorgen dat alle aspecten die in het VGM-projectplan zijn genoemd worden nageleefd, wordt voor grotere projecten een VGM-functionaris aangesteld. Hij of zij stelt het plan in overleg op, coördineert de VGM-aspecten bij de uitvoering van het project en stelt een VGM-dossier op en houdt het actueel. Deze VGM-functionaris moet aantoonbaar, in voldoende mate aanwezig zijn op het project. Hij of zij is hét aanspreekpunt voor allerlei VGM gerelateerde zaken die zich tijdens de uitvoering voordoen. Deze VGM- functionaris dient voldoende kennis te hebben van veiligheid, gezondheid en milieu. Om dit te borgen dient hij of zij minimaal te beschikken over VOL-VCA en indien nodig een beroep te kunnen doen op externe deskundigheid: bijvoorbeeld een middelbaar veiligheidskundige (afgekort MVK) of een hoger veiligheidskundige (afgekort HVK). De rol van VGM-functionaris kan ook uitgevoerd worden door een externe functionaris. In de praktijk wordt dan een veiligheidskundige ingezet.

De VGM-functionaris moet directe toegang hebben tot het top management. Dit wordt aangetoond door zijn of haar plaats in het organogram. De VGM-functionaris dient schriftelijk te zijn aangewezen.

Het VGM-projectplan dient minimaal de volgende onderwerpen te behandelen:

• Omschrijving van het werk
• Project specifieke VGM-risico’s met beheersmaatregelen
• Overzicht van de onderlinge gezagsverhoudingen tussen de diverse partijen
• Wijze van samenwerking en overleg
• Voorlichting en onderricht
• Wat te doen in geval van incidenten en noodgevallen?
• Hoe worden de veiligheidsinspecties georganiseerd?

Kortom, bij het opstellen en naleven van een VGM-projectplan komen een groot aantal aspecten kijken. Het VGM-projectplan is er opgericht de arbeidsomstandigheden van de medewerkers te waarborgen en te verbeteren, en ongevallen en gezondheidschade van personen en schade aan het milieu te voorkomen.

Mocht u meer informatie willen over de cursus Werken met V&G plannen voor opdrachtgevers, neemt u dan gerust contact met ons op (tel. 010-2161144). Mocht er behoefte zijn aan externe deskundigheid, dan wijzen we graag op ons aanbod van ervaren veiligheidskundigen.