Toolbox: Veilig werken door de Toolbox
zondag 3 juli 2011
Wat levert een toolbox op die gegeven wordt omdat het moet? Afvinken met de aanwezigheidslijst en klaar… In de drukte van alledag gaat het doel van de toolbox nogal eens verloren. Het wordt een doel op zich in plaats van een middel om samen veiliger en gezonder te werken.
Wat is ook alweer precies het doel van de toolbox? Hoe bereik ik als leidinggevende dat de medewerkers de toolbox interessant en bruikbaar vinden? Hoe krijg ik het voor elkaar dat door de toolbox het werk veiliger en beter wordt uitgevoerd? Hieronder op een rij hoe je als leidinggevende ervoor zorgt dat de toolbox slaagt:
- Wat is een toolbox?
- Opzet toolbox
- Leiden van een toolbox-meeting
- Overige tips
1. Wat is een toolbox?
Een toolbox is een kort groepsgesprek met een duidelijke boodschap over wat je moet weten en doen om veilig en gezond aan het werk te blijven. Een toolbox maakt deelnemers nog beter bewust van gevaren op het werk. Directe gevaren door onveilige situaties (bijv. valgevaar). Indirecte gevaren door gevaar voor gezondheidsschade die vaak pas op termijn ontstaan (bijv. gehoorschade). De kracht van de toolbox schuilt in het bespreken van een werksituatie die direct impact heeft op de persoonlijke veiligheid en gezondheid van de deelnemers. Na het bespreken volgt een werkafspraak, zodat iedereen weet hoe veilig en gezond om te gaan met het besproken risico.
2. Opzet toolbox
Een toolbox slaagt vrijwel altijd als je de volgende 10 geboden in acht neemt:
- Vast doel → samen veilig en gezond aan het werk
- Concreet → actueel, specifiek onderwerp
- Praktisch → direct toepasbaar op het werk
- Korte duur → kwartier tot maximaal half uur
- Interactief → in gesprek met elkaar
- Instructief → aanreiken kennis en do’s en don’ts
- Afspraak → over uitvoering en samenwerking
- Follow-up → controle en vervolg op afspraken
- Aanwezigheid → verplicht stellen van deelname
- Frequentie → Minimaal 10 x per jaar
Een toolbox moet kort van duur zijn en gaan over een duidelijk afgebakend onderwerp dat actueel is en invloed heeft op de veiligheid en gezondheid van de deelnemers. Het beste is inspelen op wat leeft bij de medewerkers. Elke toolbox start met het bewust maken van het gevaar en eindigt met een werkafspraak hierover die iedereen wil naleven. Dan pas is de toolbox geslaagd. Dit lukt door een vaste opbouw bij de toolbox te hanteren en door de toolbox te ‘leiden’. De opbouw is eenvoudig:
- FEITEN: Toon de feiten met een foto, een melding, rapport etc. Of gebruik bijvoorbeeld een krantenknipsel.
- KENNIS: Welke gevaren spelen er? Wat kan er gebeuren? Wat is de procedure? Wat heb je nodig om veilig te werken?
- GEDRAG: Is alles goed voorbereid? Ben ik onder deze omstandigheden in staat veilig te werken? Wie kan ik bereiken als er iets mis gaat?
3. Leiden van toolbox-meetings
Het leiden van een toolbox vraagt om een zorgvuldige voorbereiding (zie boven: de 10 geboden) en het zorgen voor interactie tussen deelnemers. Dit laatste lukt door een adequate gespreksleiding. Denk hierbij aan:
- Contact met alle deelnemers; inbreng stimuleren, zo nodig interrumperen.
- Afwisselen tussen informatie geven en vragen stellen aan de deelnemers.
- Actief vragen naar ervaringen en meningen van de deelnemers.
- Bezwaren en weerstanden positief opvatten en helpen omzetten in wat nodig is om veiliger te werken.
- Continue gebruik maken van gesprekstechniek: luisteren, samenvatten en doorvragen. Ook ‘zendtijd’ geven aan deelnemers die minder snel hun mond open doen.
4. Overige tips
- Kijk hieronder naar onze tips voor een levendige toolbox.
- Ondersteun de leidinggevenden met de voorbereiding en de uitvoering, bijvoorbeeld administratief (aanleveren documentatie etc.) en professioneel (bijv. inhoudelijke ondersteuning veiligheidskundige).
- Hebben meerdere leidinggevenden moeite om toolboxen te houden, gebruik dan deze toolbox bij het werkoverleg voor leidinggevenden.
- Veiligheid is een serieuze zaak, maar zorg er voor dat de deelnemers het ook leuk vinden. Er mag gelachen worden!
Tips voor een levendige toolbox
- Motiveer kort het onderwerp (Waarom hebben we het er nu over? Wat is de aanleiding? Aangeven wat je als leidinggevende met de toolbox wil bereiken).
- Maak de situatie visueel door een voor de deelnemers herkenbare situatie op het werk, een plaatje zegt meer dan duizend woorden (foto, film, strip, etc.).
- Vraag eerst naar de positieve en negatieve ervaringen van de medewerkers en vraag door op de situatie, de gevolgen, wat de medewerker er zelf van vindt en hoe hij er nu mee omgaat.
- Hoe open ook het gesprek, houd je aan de opbouw van de toolbox, dus eerst ‘samen’ de situatie verhelderen met alle feiten op een rij (wie wat waar etc.), dan de kennis ‘samen’ delen: informatie over de risico’s, gevaren en gevolgen en ten slotte ‘samen’ het gedrag afspreken: hoe veilig en gezond het werk uit te voeren.
- Bij een presentatie bij de toolbox is het handig de informatie als aanvulling pas na het gesprek te laten zien en achteraf uit te delen.
- Vat alles op het eind samen, en check of iedereen zich wil en kan houden aan de afspraken veilig en gezond te werken en maak actiepunten als er open eindjes zijn.
Wilt u zelf of uw medewerkers in staat stellen tot het nog beter opstellenen of leiden van een toolbox, dan verwijzen wij u graag door naar onze workshop Toolboxen als instrument voor veilig werken.
