Veel bedrijven hanteren een poortinstructie. Daarover zijn minstens zoveel meningen. Het verplicht kijken naar het zoveelste filmpje is niet aan kritiek ontbloot. Levert een poortinstructie wel op wat ervan wordt verwacht, of is het onzin?

Waarom er poortinstructies bestaan is een gemakkelijk te beantwoorden vraag. Wet- en regelgeving leggen werkgevers de verplichting op de werknemers, ook die van derden, voorlichting te geven over te verrichten werkzaamheden en hen te wijzen op de daaraan verbonden gevaren. De snelste, maar zeker niet de goedkoopste, manier is het maken van een poortinstructie. In zo’n instructie staan gevaren en daaraan gekoppelde beheersmaatregelen veelal centraal. Daarnaast benutten veel bedrijven deze vorm van voorlichting ook voor het onder de aandacht brengen van de huisregels.

Als onderdeel van de opleiding Preventiemedewerker Niveau 1 aan de Universiteit van Antwerpen (UAMS) schreef een drietal studenten, waaronder Cor Slagter coördinator opleidingen bij Arbo Support, een afstudeerscriptie over dit onderwerp. Daarvoor namen zij 11 poortinstructies onder de loep, waaronder de, in de Rotterdamse havens veel gebruikte, Deltalinqs poortinstructie.

VCA-opleidingen
Veel bedrijven, die werken met een poortinstructie, verlangen van externe bedrijven voor het verrichten van werkzaamheden op hun terrein het bezit van een VCA-certificaat. Zo’n certificaat stelt namelijk ook eisen aan de opleidingen van hun medewerkers. Operationele medewerkers moeten bijvoorbeeld in het bezit zijn van het certificaat Basisveiligheid VCA (BVCA) en operationeel leidinggevenden van het certificaat Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden (VCA VOL). Deze opleidingen zijn inmiddels als een algemene (basis) veiligheidsopleiding aan te merken. De kwalificaties rechtvaardigen de vraag of een poortinstructie nog wel nodig is. Tegen dat licht gezien vond een inhoudelijk beoordeling plaats van onderwerpen die zoal in poortinstructies worden belicht. Deels blijken die onderwerpen VCA-gerelateerd te zijn. Daarnaast troffen de onderzoekers ook informatie aan die niet direct als VCA-gerelateerd is te labelen. Deze informatie hebben zij geschaard onder het kopje ‘algemene informatie’. Als derde gezichtspunt hanteren de onderzoekers de rubriek bedrijfsspecifieke veiligheidsinformatie, waarin tevens de in gebruikzijnde gevaarlijke stoffen en eventuele gevaren van producten zijn opgenomen. Als overige informatie maakt de Vandemoortele Groep nog melding van hygiëne regelgeving en geeft Gates Power Transmission Europe B.V.B.A. nog aanvullende bedrijfsspecifieke informatie voor de eigen medewerkers.

Beleving
Middels een enquête hebben de onderzoekers in beeld gebracht hoe de poortinstructie wordt beleefd. Ongeveer 50% van de ondervraagden geeft aan jaarlijks tussen de 5 en 10 poortinstructies te volgen. Daarbij moet worden aangetekend dat in 67% van de gevallen een bedrijf meer dan één afdeling per site kent, waarbij slechts één op de vijf van die bedrijven afdelingsspecifieke informatie verstrekt.

Van de ondervraagden geeft 73% aan dat om het terrein te mogen betreden een VCA-certificaat is vereist. Van hen is 27% van mening dat een poortinstructie een toegevoegde waarde heeft met het oog op het bekendmaken van bedrijfsspecifieke regelgeving.

80% van de geënquêteerden geeft aan dat de (poort)video in hun beleving nauwelijks iets toevoegt aan de veiligheid. Ook het afnemen van een toets in aansluiting op de poortinstructie heeft naar de mening van de ondervraagden geen toegevoegde waarde.

Toetsing meerwaarde
Om aan te kunnen tonen of een poortinstructie al dan niet een meerwaarde heeft, heeft er voor en na een poortinstructie een toetsing plaatsgevonden, waarbij een keuze is gemaakt uit onderwerpen uit de 11 beoordeelde instructies. Van elk bedrijf zijn steeds 10 personen gevraagd om een tiental vragen te beantwoorden, waarvan vijf vragen betrekking hadden op VCA-gerelateerde en vijf vragen op algemene dan wel bedrijfsspecifieke onderwerpen. Na de gegeven poortinstructie is nogmaals gevraagd de toets af te leggen om eventuele vooruitgang te kunnen meten. Bij VCA-gerelateerde vragen was de vooruitgang in tegenstelling tot de algemene/bedrijfsspecifieke vragen niet al te groot (slechts enkele procenten). Dezelfde procedure is gevolgd bij een controle groep. Ook daar tekende zich hetzelfde beeld af.

Conclusies
De veel gebruikte Delatlinqs poortinstructie bestaat voor 70% uit VCA-gerelateerde onderwerpen. De resterende 30% bevat algemene informatie. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek heeft deze poortinstructie voor een VCA-gecertificeerde medewerker geen meerwaarde.

Bij de overige beoordeelde instructies zijn de VCA-gerelateerde onderwerpen en de algemene/bedrijfsspecifieke items ongeveer gelijk verdeeld. Deze hebben een toegevoegde waarde, mits ze op de juiste wijze worden gegeven. De zwakke schakel is vooral de fraudegevoeligheid. Sommige poortinstructies zijn op afstand via internet te volgen. Dat garandeert niet dat alle medewerkers de instructie hebben gevolgd! Bovendien blijkt het mogelijk om de instructie via internet synchroon te laten lopen met de toets.

Indien zich op een site §verschillende afdelingen/fabrieken bevinden met ‘eigen’ specifieke gevaren, is het zaak hiervoor een aparte instructie in het leven te roepen. Tot slot is het van belang de poortinstructie regelmatig te vernieuwen, mede als gevolg van veranderende wet- en regelgeving. Tegen dat licht gezien verdient een interactief computerprogramma de voorkeur boven een video.

Duidelijk is dat de VCA-gerelateerde vragen achterwege kunnen blijven omdat deze kennis bij de doelgroep wel aanwezig is. Wel verdient het aanbeveling de herhalingstermijn voor VCA (nu nog 10 jaar) te verkorten.